Als u Outlook gebruikt met een Microsoft Exchange Server-account, kunt u Automatische antwoorden (de Afwezigheidsassistent) gebruiken om te reageren wanneer iemand u een e-mailbericht stuurt.

Wanneer u echter geen Microsoft Exchange server gebruikt is dit ook mogelijk al moeten er dan wat meer handelingen voor worden gedaan. Hier leggen wij u uit hoe dit te realiseren.

1. sjabloon maken

Start met het maken van een nieuw bericht. Voeg daar uw tekst in wat u wilt gebruiken als afwezigheidsbericht. U hoeft geen geadresseerde in te voegen of onderwerp. Sla deze mail op als een sjabloon.

2. regel maken

Ga nu naar >Regels >Regels en waarschuwingen beheren. Klik op >Nieuwe regel. Er verschijnt een pop-up scherm. Bij het kopje "Beginnen met een lege regel" selecteert u >Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Klik daarna op >Volgende.

3. Stap 1

Selecteer: "Alleen aan mij verzonden". Klik daarna op >Volgende.

 4. Stap 2

Selecteer "Beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon", klik daarna onderin ditzelfde scherm (bij stap 2) op "een specifieke sjabloon", waarna een nieuw pop-up venster verschijnt.

Klik op het lijstpijltje bij "Zoeken in" en selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandsysteem". Selecteer hier het eerder door u gemaakte sjabloon met de afwezigheidstekst.

 U ziet dan onder in het scherm de tekst "beantwoord het bericht met" en het pad staan naar uw sjabloon. Klik daarna op >Volgende.

5. Stap 3

Hier kunt u een naam geven aan uw regel, waarna u op >Voltooien kunt klikken.

 6. Voltooien

U heeft nu bij uw Regels en waarschuwingen uw nieuwe regel staan die u kunt verwijderen of deselecteren als u er geen gebruik meer van wilt maken.